5.1.2. Режимы окна запроса

Окно запроса может находиться в одном из трех режимов: конструктора, таблицы и SQL.

Режим конструктора предназначен для создания новых и изменения существующих запросов. Для открытия существующего запроса в режиме конструктора нужно открыть вкладку Запросы окна БД, выбрать нужный запрос из списка запросов и активировать кнопку Конструктор. В окне конструктора запросов появится выбранный запрос.

Режим таблицы служит для предварительного просмотра данных, отобранных запросом, или, в случае запроса на изменение, для просмотра данных, которые могут измениться в результате выполнения запроса. Окно запроса может также находиться в режиме SQL, который используют для ввода или просмотра инструкций SQL при создании или изменении запроса. При создании запроса в режиме конструктора Access автоматически создает в режиме SQL эквивалентную инструкцию SQL.

Для переключения между этими режимами следует использовать кнопку Вид, расположенную слева на панели инструментов. Нажатие этой кнопки переводит окно в режим, значок которого выведен на ней. Если нажать стрелку рядом с кнопкой, то раскроется список доступных режимов и можно выбрать нужный режим.

5.1.3. Создание запроса

Прежде чем приступить к созданию запроса, следует продумать ответы на следующие вопросы:

• какая таблица или таблицы содержит нужную информацию,

• как связать эти таблицы,

• какой тип запроса использовать,

• каким условиям должны удовлетворять отбираемые записи,

• каким должен быть порядок их сортировки,

• какие вычисления нужно выполнить над отобранными данными,

• какое имя должен получить создаваемый запрос.

Для создания запроса нужно щелкнуть по корешку Запросы окна БД, а затем по кнопке Создать над списком запросов. На экране появится диалоговое окно Новый запрос, и Access предоставит вам выбор: создать запрос самому в режиме конструктора или воспользоваться помощью одного из мастеров по разработке запросов. С помощью мастеров можно создать запросы следующих типов:

• Простой запрос. Создается запрос на выборку из указанных полей.

• Перекрестный запрос. Выводит данные в формате электронной таблицы.

• Поиск повторяющихся записей. Осуществляется поиск повторяющихся записей в указанной таблице или запросе.

• Поиск записей, не имеющих подчиненных. Находит все записи в главной таблице, не имеющие связанных с ними записей в подчиненной таблице.

Использование мастера Простой запрос

Для быстрого создания запроса можно воспользоваться мастером Простой запрос. Этот мастер позволяет не только отобрать нужные поля из таблиц или ранее созданных запросов, но также суммировать, вычислять средние значения и находить другие статистические характеристики определенных групп записей.

После выбора этого варианта появится диалоговое окно Создание простых запросов. В раскрывающемся списке Таблицы/запросы нужно выбрать таблицу или запрос и с помощью двойного щелчка отобрать поля, которые будут содержаться в создаваемом запросе. Если в запросе используются поля из нескольких таблиц или запросов, то эту операцию отбора полей следует повторить нужное число раз. Отметим, что мастер не разрешит использовать таблицы, между которыми не были установлены связи. Затем нужно выбрать тип создаваемого запроса. Если нужно, чтобы отображались все записи, щелкните на переключателе Подробный. Для вывода только общей информации о записях щелкните на переключателе Итоговый и затем по кнопке Итоги. После этого укажите, какие итоговые значения необходимо вычислять, и щелкните по кнопке ОК. В последнем диалоговом окне нужно ввести имя запроса и выбрать дальнейшие действия: просмотр результатов выполнения запроса в режиме таблицы или изменение его структуры в режиме конструктора. Затем следует активировать кнопку Готово.